Meeting: OM-Einführung, 30.08.2019 [JMRM-Wiki]

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====== Meeting: OM-Einführung, 30.08.2019 ======
===== Besprochene Inhalte =====
Die Umsetzungen sind bis 6.9.19 umzusetzen:
  * **PW**: offiziellen Mitarbeiterbrief verfassen, damit Monteure den Start der Änderungen erfahren
  * **TZ**: Priorisierung durch den CS (in 2 bis 3 Wochen mit Jira)
  * **TZ**: Auftragszuteilung durch CS: Festlegung der zuständigen OM nach [[bueroorganisation:uebersicht]]
  * **TL**: Anpassung der Stellenbeschreibung bei CS:
    * Versand der Rechnung
    * Informationspflicht an OM bei Änerungen durch den Kunden
    * aktiver Kundenkontakt
    * KVA vorbereitung
  * **TL**: Anpassung der Stellenbeschreibung bei OM:
    * Informationspflicht an CS bei Änderungen im Tagesablauf
  * Zuteilung der MA an die OM (siehe Tabelle oben)
  * **MB**: Anleitung und Beschreibungen für Kostenstellen
  * **MB**: Aufteilung der Kostenstellen? => Übersicht liefert Markus
    * **TL**: Virtic: Kostenstelle fehlt in Baustelle
    * **TL**: Verkürzung Buchungskette
  * **JT**: OM erhalten Stempel => Javor beauftragen
  * **TZ**: Änderung des Auftragsblattes auf Betriebsfreigabe ja/nein => MA unterschreibt Auftragsblatt und steht nachher auf der Betriebsfreigabe als Verantwortlicher
  * **TL**: Softwareanpassungen:
    * Philipp Zugang zum Ticketsystem
    * virtic - Berechtigung zum Monteure-Verplanen durch OM und Konny, CS lesen, CS Doku verschieben?
    * Ingo und Daniel erhalten Monteursbuchungskette
  * **TL**: Anpassung der Projektablauf- und Zuständigkeitstabelle (in 2 bis 3 Wochen)
===== Inhalt des Meetings =====
__OM werden im Außeneinsatz sein__

**+** bessere Führung, Betreuung und Schulung der MA

**+** bessere Arbeitsvorbereitung durch vor Ort Begehungen

__Zusammenlegung von IH mit CS__

**+** Verkürzung der Kommunikationskette

**Heutige Agenda:**
  - Vorstellung des derzeitigen Konzeptes und den sich daraus ergebenen Änderungen der Zuständigkeiten
  - Schließen letzter offener Punkte, die besprochen werden müssen
  - Startschuss OM

===== Ergebnis der Risikobewertung =====
Die Risikobewertung ergab, dass folgende Risiken eine Maßnahme zur Risikominderung benötigen:
  * Welche Aufgaben hat wer zukünftig zu erfüllen? \\ => Durchgehen der Stellenbeschreibungen

  * sicherer Umgang der OM mit der Software zur Kommunikation, Auftragsplanung, Dokumentationserstellung \\ => Steuerung durch Assistenz der OM 

  * Arbeitsübergabe erleichtern durch vorgegebene Prozesse und Arbeitsschritte \\ => Steuerung durch Assistenz der OM

  * Stellvertretung muss klar geregelt sein, da im Durchschnitt ein halbes Jahr ein OM weniger zur Verfügung steht \\ => wird heute besprochen und festgelegt 

  * Kriterien für OM-Auswahl für CS \\ => wird heute besprochen und festgelegt

===== Umstrukturierung Mitarbeiterzuordnung =====

^ Name       ^ Stelle           ^ Vertretung  ^
| Ingo       | OM Nord          | wird je nach Auftragslage auf die übrigen OM durch PW verteilt            |
| Philipp    | OM Süd           | :::         |
| Daniel     | OM Sonder        | :::         |
| (Peter)    | (OM West)        | :::         |
| Konny      | Assistenz OM     |             |
| Anika      | CS               | Maria       |
| Maria      | CS               | Anika       |
| Tom        | CS inkl. Doku    | Thomas      |
| Thomas     | CS inkl. Doku    | Tom         |
| Antje      | Rechnungslegung  |             |
| Christian  |                  |             |

===== Stellenbeschreibungen =====
  * [[discussion:w24:personal:stellenbeschreibung_operations_manager|OM]]
  * [[discussion:w24:personal:stellenbeschreibung_operations_manager_assistenz|Assistenz OM]]
  * [[discussion:w24:personal:stellenbeschreibung_customer_service|CS]]
  * [[discussion:w24:personal:stellenbeschreibung_customer_service_doku|CS inkl. Doku]]

===== Regionalisierung =====
^ OM Nord/Ost - Ingo     ^ OM West - Peter  ^ OM Süd - Philipp    ^
| Erdmann     | Redich   | Rosenberg  |
| Biallowons  | Hartung  | Martin     |
| Heidtmann   | Hlywka   | Mandrik    |
| Beyfuß      | Preis    | Gast       |
| Pausch      | Igoshev  |            |
| Skrzypczyk  |          |            |
| Görner      |          |            |

===== Vertretungsregelungen =====
  * Anpassung der obigen Tabelle