Prozess: Mobile Instandhaltung [JMRM-Wiki]

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====== Prozess: Mobile Instandhaltung ======
^ Schritt  ^ Tätigkeiten                                                                                                                       ^ Verantwortlich  ^ Software                 ^ ElWIS-Status                     ^
^ 1        | Kundenanfrage/ -auftrag                                                                                                           | CS              | Zammad                   | Neu                              |
^ 2        | Projekt anlegen, Wagennummer in LNW (zum Wiederfinden), Notiz über Inhalte der Beauftragung, weitere Dokumente, Zuordnung zum OM  | CS              | elWIS                    |                                  |
^ 3        | Betreff Ticket erhält Projektnummer                                                                                               | CS              | Zammad                   |                                  |
^ 4        | Kundenanfrage/ -auftrag beantworten: „Wir prüfen Kapazitäten...“                                                                  | CS              | Zammad                   |                                  |
^ 5        | Planung fragen über Machbarkeit bzw. Zeit der Instandsetzung                                                                      | CS              | elWIS/Gespräch           |                                  |
^ 6        | Entscheidung über Machbarkeit und Zeitraum des Einsatzes (über alle Bereiche Kapazitäten voll + Peter sagt „nein, geht nicht“)    | OM              | Planungstafel/Zammad     |                                  |
^ 7        | Kostenvoranschlag als Leistungsnachweis in elWIS erstellen                                                                        | CS mit Doku     | elWIS                    | KVA erstellen (CS)               |
^ 8        | Kostenvoranschlag prüfen                                                                                                          | CS mit Doku     | elWIS                    |                                  |
^ 9        | Kostenvoranschlag versenden                                                                                                       | CS mit Doku     | Zammad                   | KVA versenden (CS)               |
^ 10       | Bestätigung abwarten, ggf. nachfragen                                                                                             | CS              | Zammad                   | Warten auf Freigabe (CS)         |
^ 11       | in Planungstabelle wird der Auftrag vorgemerkt                                                                                    | OM              | Planungstafel            | Wagen befunden (IH)              |
^ 12       | Festlegung der Personalressourcen und des/der durchführenden Teams                                                                | OM              | Planungstafel            |                                  |
^ 13       | Abstimmung der Infrastrukturnutzung                                                                                               | OM              | Zammad/Telefon           |                                  |
^ 14       | Erzeugen des Auftrages (enthält geplante Sollzeit) und ablegen der Auftragsdokumente in GLW (unter Berücksichtigung des ECM)      | OM/Assistenz    | Tagesbericht             | Auftrag verplant (IH)            |
^ 15       | Versand/Übergabe des Auftrages an Monteure                                                                                        | OM              | Zammad                   |                                  |
^ 16       | Anlegen des Einsatzes und Disponieren auf die Mitarbeiter (eintragen des Zeitraumes für den Einsatz)                              | OM              | virtic                   |                                  |
^ 17       | Arbeiten ausführen nach Vorgabe Arbeitsauftrag/Buchungen in virtic                                                                | Monteur         | Email, virtic            | Fertigstellung mobil (IH)        |
^ 18       | Unterstützung der Monteure bei aufkommenden Problemen                                                                             | OM              | Telegram/Telefon         |                                  |
^ 19       | Versand der Dokumentation über virtic/Telegram                                                                                    | Monteur/OM      | virtic/Telegram          |                                  |
^ 20       | Prüfung der Dokumentation über virtic/Telegram, Rücksprache mit Monteuren/OM → Meldung an Monteur Auftrag erledigt                | OM              | Telefon                  | Dokumentation erstellen (IH)     |
^ 21       | Ablage im Gruppenlaufwerk, Löschung der Fotos aus dem virtic                                                                      | CS mit Doku     | GLW, virtic              |                                  |
^ 22       | Hinzufügen zusätzlicher Arbeiten der Monteure in den Tagesbericht                                                                 | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 23       | Füllen der Protokolle nach Vorgaben des ECM                                                                                       | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 24       | Erzeugen der Dokumentation (Schadbilder, Protokolle, etc.)                                                                        | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 25       | Erzeugen der XML-Dokumente                                                                                                        | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 26       | Versand der Dokumentation an den Kunden                                                                                           | CS mit Doku     | Zammad                   | Dokumentation versenden (CS/IH)  |
^ 27       | Versand der XML-Dokumente an elWIS                                                                                                | CS mit Doku     | Zammad/Email             |                                  |
^ 28       | Eintragen der geforderten Daten in Tagesübersicht oder Planungstafel des aktuellen Tages (Ist-Arbeitszeit + Summe LNW)            | Assistenz       | Googletabelle            |                                  |
^ 29       | Überarbeitung der Leistungsnachweise in elWIS als Grundlage der Rechnungen                                                        | CS mit Doku     | elWIS                    |                                  |
^ 30       | Versand der Materialbeistellung (Lieferadresse liefert OM)                                                                        | CS mit Doku     | Zammad                   | Muster H/HR versenden (IH)       |
^ 31       | Kommentar: Auf „grob planen“ / „Warten auf Teile“ / „Material bestellen“ stellen                                                  | CS mit Doku     | elWIS                    |                                  |
^ 32       | Eintragen der Materialbeistellung in Tabelle der Beistellteile                                                                    | Doku/Material   | Googletabelle            |                                  |
^ 33       | Erzeugung der Rechnung für Befund                                                                                                 | CS              | elWIS                    | Rechnung erstellen (KFM)         |
^ 34       | Versand der Rechnung für Instandsetzung                                                                                           | Buchhaltung     | elWIS                    | Rechnung versenden (KFM)         |
^ 35       | Material im Web-Shop bestellen                                                                                                    | Assistenz       | Webshop                  | Material bestellen (IH)          |
^ 36       | Bestellbestätigung des Shops abwarten, ggf. nachfragen                                                                            | Assistenz       | Zammad                   | Material bestellt (IH)           |
^ 37       | Prüfung, ob Material angeliefert wurde                                                                                            | Monteure/OM     | Zammad/Telegram/Telefon  |                                  |
^ 38       | Bestellbestätigung des ECM abwarten, ggf. nachfragen                                                                              | CS              | Zammad                   | Warten auf Teile (IH)            |
^ 39       | Prüfung, ob Beistellung angeliefert wurde                                                                                         | Monteure/OM     | Zammad/Telegram/Telefon  |                                  |
^ 40       | in Planungstabelle wird der Auftrag vorgemerkt                                                                                    | OM              | Planungstafel            | Auftrag grob planen (IH)         |
^ 41       | Bestimmung des Materialbedarfs und Abstimmung des Liefertermins                                                                   | OM              | Zammad                   |                                  |
^ 42       | Festlegung der Personalressourcen und des/der durchführenden Teams                                                                | OM              | Googletabelle            |                                  |
^ 43       | Abstimmung der Infrastrukturnutzung                                                                                               | OM              | Zammad                   |                                  |
^ 44       | Bestellung eines Kranes / Containers / Rangierung                                                                                 | Assistenz       | Zammad                   |                                  |
^ 45       | Abstimmung der Materialbeistellung                                                                                                | OM/Assistenz    | Zammad                   |                                  |
^ 46       | Erzeugen des Auftrages (enthält geplante Sollzeit) und ablegen der Auftragsdokumente in GLW (unter Berücksichtigung des ECM)      | OM/Assistenz    | Tagesbericht             | Auftrag verplant (IH)            |
^ 47       | Versand/Übergabe des Auftrages an Monteure                                                                                        | OM              | Zammad                   |                                  |
^ 48       | Anlegen des Einsatzes und Disponieren auf die Mitarbeiter (eintragen des Zeitraumes für den Einsatz)                              | OM              | virtic                   |                                  |
^ 49       | Vortragen des Einsatzes in die Planungstabelle (geplante Arbeitszeit)                                                             | Assistenz       | Googletabelle            |                                  |
^ 50       | Arbeiten ausführen nach Vorgabe Arbeitsauftrag/Buchungen in virtic                                                                | Monteur/OM      | Email, virtic            | Fertigstellung mobil (IH)        |
^ 51       | Unterstützung der Monteure bei aufkommenden Problemen                                                                             | OM              | Telegram/Telefon         |                                  |
^ 52       | Versand der Dokumentation über virtic/Telegram                                                                                    | Monteur/OM      | virtic/Telegram          |                                  |
^ 53       | Prüfung der Dokumentation über virtic/Telegram, Rücksprache mit Monteuren → Meldung an Monteur Auftrag erledigt                   | OM              | Telefon                  |                                  |
^ 54       | Ablage im Gruppenlaufwerk, Löschung der Fotos aus dem virtic                                                                      | CS mit Doku     | GLW, virtic              |                                  |
^ 55       | Hinzufügen zusätzlicher Arbeiten der Monteure in den Tagesbericht                                                                 | CS mit Doku     | Tagesbericht             | Dokumentation erstellen (IH)     |
^ 56       | Füllen der Protokolle nach Vorgaben des ECM                                                                                       | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 57       | Erzeugen der Dokumentation (Protokolle, Betriebsfreigabe etc.)                                                                    | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 58       | Erzeugen der XML-Dokumente                                                                                                        | CS mit Doku     | Tagesbericht             |                                  |
^ 59       | Versand der Dokumentation an den Kunden                                                                                           | CS mit Doku     | Zammad                   | Dokumentation versenden (CS/IH)  |
^ 60       | Versand der XML-Dokumente an elWIS                                                                                                | CS mit Doku     | Zammad/Email             |                                  |
^ 61       | Überarbeitung der Leistungsnachweise in elWIS als Grundlage der Rechnungen                                                        | CS mit Doku     | elWIS                    |                                  |
^ 62       | Eintragen der geforderten Daten in Tagesübersicht des aktuellen Tages (Ist-Arbeitszeit + Summe LNW)                               | CS mit Doku     | Googletabelle            |                                  |
^ 63       | Erzeugung der Rechnung für Instandsetzung                                                                                         | CS              | elWIS                    | Rechnung erstellen (KFM)         |
^ 64       | Versand der Rechnung für Instandsetzung                                                                                           | Buchhaltung     | elWIS                    | Rechnung versenden (KFM)         |
^ 65       | Rücklieferung der Altteile organisieren                                                                                           | Doku/Material   | Zammad/Googletabelle     | - nicht vergeben -               |
^ 66       | Prüfung ob Projekt richtig abgeschlossen, ggf. Dienstleistungen/eingehende Rechnungen weiterverrechnen                            | CS mit Doku     | alle                     | - nicht vergeben -               |
^ 67       | Projekt ist komplett, abschließen                                                                                                 | Buchhaltung     | elWIS                    | Beendet                          |