Extern bereitgestellte Produkte und Dienstleistungen

Zweck

Mit dieser Verfahrensanweisung stellt das Unternehmen sicher, dass extern bereitgestellte Produkte und Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen. Sie regelt die:

Berücksichtigung der potentiellen Auswirkungen der extern bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen auf die Fähigkeit der waggon24, beständig die Kundenanforderungen sowie zutreffende gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen,
Festlegung von Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter,
Auswahl von externen Anbietern,
Anforderungen in Bezug auf das Zusammenwirken des jeweiligen externen Anbieters mit der waggon24,
Genehmigung der Freigabe von Produkten und Dienstleistungen,
Genehmigung von Methoden, Prozessen und Ausrüstungen,
Steuerung und Überwachung der Leistung des jeweiligen externen Anbieters,
Information externer Anbieter über beabsichtigte Verifizierungs- oder Validierungstätigkeiten,
Beschaffung von Materialien und (Ersatz-) Teilen, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Dienstleistungen,
Handhabung von Produkten, die vom Auftraggeber beigestellt wurden,
Lagerwirtschaft,
Festlegung und Aufbewahrung prozessbezogener dokumentierter Informationen.

Geltungsbereich

Die hier getroffenen Regelungen gelten für Personal der waggon24 GmbH, das in Abläufe der extern bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen eingebunden ist.

Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten innerhalb der Teilprozesse der Steuerung von extern bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen sind den beigefügten Prozessdarstellungen bzw. der Beschreibung innerhalb des Abschnitts 4 zu entnehmen.

Beschreibung

Zur Erfüllung der Kundenanforderungen sowie zutreffender gesetzlicher und behördlicher Anforderungen nutzt waggon24 Produkte und Dienstleistungen externer Anbieter. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Materialien, Ersatzteile und Instandhaltungsleistungen.

Berücksichtigung der potenziellen Auswirkungen

In der Realisierung ihrer Dienstleistungen unterliegt waggon24 nicht nur den Kundenanforderungen, sondern gleichzeitig gesetzlichen und behördlichen Anforderungen. Zum letzteren gehören im Wesentlichen Anforderungen der ERA und des EBA sowie Verordnungen der EU. Das ermittelte Risiko der Einbindung von Produkten und Dienstleistungen externer Anbieter besteht im Verstoß gegen bestehende Regelwerke der Fahrzeuginstandhaltung (Haltervorgaben, VPI-LF, VO der EU, Vorschriften des EBA). Folglich ist durch das festgelegte Verfahren auszuschließen, dass

Falsche Materialien / Ersatzteile / Dienstleistungen bestellt werden,
externe Anbieter zum Einsatz kommen, die nicht autorisiert/zugelassen sind,
erforderliche dokumentierte Informationen durch externe Anbieter nicht zur Verfügung gestellt werden,
Materialien / Ersatzteile / Dienstleistungen ungeprüft in die Prozesse der waggon24 integriert werden.

Externe Anbieter

Aufgaben/ Verfahren	Verantwortung
Aufgaben/ Verfahren	KL	QMB	OM	M&E	ECM
Festlegung von Bewertungskriterien für externe Anbieter	D	M	M	M
Anfrage und Sammlung der Qualifizierungsunterlagen	I			D
Bewertung der externen Anbieter	M		M	D
Freigabe der externen Anbieter	D			I
Pflege der Übersicht der externen Anbieter	I			D
Regelung des Zusammenwirkens mit externen Anbietern	D			D	D

Kriterien für die Beurteilung

Die Bewertung potenzieller externer Anbieter erfolgt auf Basis der festgelegten Bewertungskriterien. Hierzu finden die Anlagen 03-06_01_07 und 03-06_01_08 Anwendung. Die festgelegten Bewertungskriterien können bei Bedarf verändert werden. Die bewerteten potenziellen Lieferanten werden in der dem Template zugehörigen Lieferantenliste geführt.

m Sinne der Gewährleistung eines sicheren Betriebs von Güterwagen werden bevorzugt Instandhaltungserbringer in die Lieferantenliste aufgenommen, die über eine ECM Zertifizierung verfügen. Im Zusammenwirken mit der Funktion FIM sind bei Bedarf gesonderte Autorisierungen erforderlich, s.a DVO (EU) 2019/779.

Auf diese Weise wird gesichert, dass im Unternehmen der Instandhaltungserbringung entsprechend der erlangten Zertifikate vorhanden sein müssen:

anwendbare Vorschriften und technische Spezifikationen;
eine Liste der Ersatzteile, einschließlich einer ausreichend detaillierten technischen Beschreibung aller Teile,
eine Liste der Materialien, einschließlich einer ausreichend detaillierten Beschreibung ihrer Verwendung und der erforderlichen Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzinformationen,
eine Akte mit Festlegungen der Spezifikation für Tätigkeiten, die die Sicherheit betreffen, und mit Angaben zu Interventionen und Nutzungseinschränkungen für Komponenten,
eine Liste der Komponenten oder Systeme, die rechtlichen Anforderungen unterliegen, und eine Liste dieser Anforderungen.

Auswahl der externen Anbieter

In Anwendung der festgelegten Bewertungskriterien erfolgt bedarfsabhängig die Bewertung potenzieller externer Anbieter. Das sich ergebende Ranking entscheidet über die Auswahl. ~~Eine Übersicht externer Anbieter für Untervergaben ist als dokumentierte Information in folgendem Server-Verzeichnis vorhanden:~~

Übersicht der freigegebenen Lieferanten

Zusammenwirken mit externen Anbietern

Das Zusammenwirken mit ausgewählten Anbietern bezieht sich auf die Festlegung von Regelungen in Bezug auf die

Kommunikation,
Genehmigung von Freigaben von Produkten und Dienstleistungen,
Genehmigung von Methoden, Prozessen und Ausrüstungen,
Steuerung und Überwachung der Leistung des jeweiligen externen Anbieters,
Information externer Anbieter über beabsichtigte Verifizierungs- oder Validierungstätigkeiten.

Die erforderlichen Regelungen werden durch die Verantwortlichen getroffen und in Form dokumentierter Information (Angebote, Verträge, Auditberichte, Besprechungsprotokolle) vorgehalten.

Beschaffung von Material/ Ersatzteilen

Beschaffung durch waggon24

Die Abläufe und Zuständigkeiten der Beschaffung sind in der Prozessdarstellung „Material allgemein“ abgebildet.

Die zu verwendenden Materialien ergeben sich aus den Vorgabedokumenten der Halter, s.a Anforderungen an das FIM Anhang II DVO (EU) 2019/779 Pkt. III. 8f. Die Zugriffe bestehen über IT-gestützte Plattformen(z.B. AAE) oder Vorgabedokumente wie VPI Leitfaden bzw. DB-Regelwerk.

Die Eröffnung einer Bestellung ist im elWIS als Projekt zu hinterlegen. Die Verfolgung des Projektes ist über die zugeordnete Status-Angabe gewährleistet.

Materialbeistellungen

Die Abläufe und Zuständigkeiten der Beistellung sind in der Prozessdarstellung „Materialbeistellung“ geregelt.

Beigestellte Produkte werden bis zu ihrer Weiterverwendung in kommissions-/ kundenbezogenen Lagerplätzen, den Anforderungen entsprechend, fachgerecht gelagert.

Lagerwirtschaft

Materialmindestbestände

Für ausgewählte Materialien werden Lagermindestbestände (A 03-06_01_01 Muster Materialmindestbestandsliste) definiert. Übersichten der Mindestbestände sind Lagerorten zugeordnet. Die wöchentliche Kontrolle der Mindestbestände den Lagerverantwortlichen. Bei Unterschreitung der Mindestbestände erfolgt durch die Instandhaltung die Nachbestellung des benötigten Materials entsprechend Prozessdarstellung.

Materialannahme

Annehmende von Warenlieferungen bzw. Lagerverantwortliche, sofern benannt, sind verantwortlich für die Kennzeichnung des Materials, die ordnungsgemäße Einlagerung und die Durchführung der Wareneingangsprüfung.

Alle Wareneingänge (eigene Bestellungen sowie Beistellungen) werden der Eingangsprüfung unterzogen. Die Prüfung ist auf dem Lieferschein zu dokumentieren. Die Wareneingangsprüfung berücksichtigt folgende Prüfkriterien:

Lieferung entspricht Bestellung (Identität)
Vollständigkeit
offensichtliche Beschädigungen
Vollständigkeit der Dokumentation (speziell für Prüf- und Messmittel und Chemikalien)

Im Fall der Negativbewertung ist die Ware rückzuweisen bzw. zu sperren. Abweichungen werden per Foto dokumentiert.

Der Lieferschein ist an die Buchhaltung zu übergeben.

Besonderheit:
Die Lieferung/Annahme von Chemikalien obliegt zu berücksichtigenden Besonderheiten. Sie bestehen darin, dass den Lieferungen die Sicherheitsdatenblätter (Liste der Sicherheitsdatenblätter A 3-6_01_02) beigefügt sind. Handelt es sich um Gefahrstoffe sind durch OM die Stoffe in die Gefahrstoffliste (A 3-6_01_03) aufzunehmen sowie die zugehörigen Betriebsanweisungen (BA) zu erstellen und zu unterweisen

Kennzeichnung nicht zu verwendender Materialien / Ersatzteile

Nicht für die Verwendung freigegebene Teile bzw. Teile, die ausgebaut wurden und zur Aufarbeitung oder Verschrottung vorgesehen sind, erhalten eine gesonderte Kennzeichnung. Hierfür wird der „Gesperrt-Anhänger“ verwendet (A 03-06_04).

Ausgebaute nicht zu verwendende Teile/Komponenten werden mit einem Roten Anhänger gekennzeichnet. (s.a. Arbeitsanweisung, Kennzeichnung von Material).

Gesperrte Ware, die im Unternehmen verbleibt, wird separat in markierten Sperrbereichen gelagert, um eine versehentliche Verwendung auszuschließen. Die Verwendung gesperrter Ware bedarf der Genehmigung durch den Leiter Instandhaltung.

Kennzeichnung von Fetten

Die Fette werden je nach Einsatzbereich farblich gekennzeichnet (A 03-06_01_05 und A 03-06_01_06). Dies gilt sowohl für Gebinde im Lager, als auch nach der Entnahme und Umfüllung für die Transportbehälter auf den Fahrzeugen.

Materialentnahme

Die Entnahme von Material aus den Lägern erfolgt auftragsabhängig durch die beauftragten Personen. Der abzurechnende Auftrag stellt die dokumentierte Information der Materialentnahme dar. Ergänzende Regeln sind in der Arbeitsanweisung „Handlager“ enthalten.