Meeting: OM-Einführung, 30.08.2019

Die Umsetzungen sind bis 6.9.19 umzusetzen:

• PW: offiziellen Mitarbeiterbrief verfassen, damit Monteure den Start der Änderungen erfahren
• TZ: Priorisierung durch den CS (in 2 bis 3 Wochen mit Jira)
• TZ: Auftragszuteilung durch CS: Festlegung der zuständigen OM nach uebersicht
• TL: Anpassung der Stellenbeschreibung bei CS:
  • Versand der Rechnung
  • Informationspflicht an OM bei Änerungen durch den Kunden
  • aktiver Kundenkontakt
  • KVA vorbereitung
• TL: Anpassung der Stellenbeschreibung bei OM:
  • Informationspflicht an CS bei Änderungen im Tagesablauf
• Zuteilung der MA an die OM (siehe Tabelle oben)
• MB: Anleitung und Beschreibungen für Kostenstellen
• MB: Aufteilung der Kostenstellen? ⇒ Übersicht liefert Markus
  • TL: Virtic: Kostenstelle fehlt in Baustelle
  • TL: Verkürzung Buchungskette
• JT: OM erhalten Stempel ⇒ Javor beauftragen
• TZ: Änderung des Auftragsblattes auf Betriebsfreigabe ja/nein ⇒ MA unterschreibt Auftragsblatt und steht nachher auf der Betriebsfreigabe als Verantwortlicher
• TL: Softwareanpassungen:
  • Philipp Zugang zum Ticketsystem
  • virtic - Berechtigung zum Monteure-Verplanen durch OM und Konny, CS lesen, CS Doku verschieben?
  • Ingo und Daniel erhalten Monteursbuchungskette
• TL: Anpassung der Projektablauf- und Zuständigkeitstabelle (in 2 bis 3 Wochen)

OM werden im Außeneinsatz sein

+ bessere Führung, Betreuung und Schulung der MA

+ bessere Arbeitsvorbereitung durch vor Ort Begehungen

Zusammenlegung von IH mit CS

+ Verkürzung der Kommunikationskette

Heutige Agenda:

1. Vorstellung des derzeitigen Konzeptes und den sich daraus ergebenen Änderungen der Zuständigkeiten
2. Schließen letzter offener Punkte, die besprochen werden müssen
3. Startschuss OM

Die Risikobewertung ergab, dass folgende Risiken eine Maßnahme zur Risikominderung benötigen:

• Welche Aufgaben hat wer zukünftig zu erfüllen?
  ⇒ Durchgehen der Stellenbeschreibungen

• sicherer Umgang der OM mit der Software zur Kommunikation, Auftragsplanung, Dokumentationserstellung
  ⇒ Steuerung durch Assistenz der OM

• Arbeitsübergabe erleichtern durch vorgegebene Prozesse und Arbeitsschritte
  ⇒ Steuerung durch Assistenz der OM

• Stellvertretung muss klar geregelt sein, da im Durchschnitt ein halbes Jahr ein OM weniger zur Verfügung steht
  ⇒ wird heute besprochen und festgelegt

• Kriterien für OM-Auswahl für CS
  ⇒ wird heute besprochen und festgelegt

• OM
• Assistenz OM
• CS
• CS inkl. Doku

• Anpassung der obigen Tabelle