Prozess: Inventur durchführen
https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/buchhaltung/inventur/
https://www.zuv.uni-freiburg.de/formulare/inventur-leitfaden.pdf
Eine Inventur ist ein Vorgang, bei dem die Ist-Stände des Inventars und von Verbrauchsmaterialien erfasst werden.
Die Aktualität des Inventarbestandes sowie der Inventarübersichten werden jährlich durch eine Inventur verifiziert.
Laut HGB § 240 muss alle drei Geschäftsjahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Im Jahr 2019 fand die letzte körperliche Bestandsaufnahme statt.
Die Formblatt der Inventur kann digital ausgefüllt werden. Es muss nach Abschluss ausgedruckt und auf jeder Seite des Blattes von beiden Durchführenden unterschrieben werden. Diese Dokumente sind anschließend dem Infrastrukturbeauftragten zu überreichen, der diese in einer Akte abheftet. (Das Formblatt der Inventur kann zur weiteren Bearbeitung dem Infrastrukturbeauftragten zur Verfügung gestellt werden.)
Bei der Inventur von Ausstattung in Fahrzeugen ist die Ausstattungsliste Kfz zu verwenden!
Bei der Inventur von Verbrauchsmaterial ist die Zählliste für eine Inventur zu verwenden!
Prozessdeckblatt
| Materielle Ressourcen: | Prozessrisiken für Unternehmen System, Produkt, Schnittstellen | Personelle Ressourcen: |
|---|---|---|
| Inventar | Risiko: Durch zeitliche Verzögerungen der Zählung mehrerer Rämlichkeiten, kann währenddessen ein Gegenstand ohne Inventarnummer mehrmals erfasst werden Schnittstellen: Vermögensgegenstände_erfassen | 2 Mitarbeiter |
| Beginn des Prozesses: | Ende des Prozesses: | |
| November/Dezember jeden Jahres | Übergabe des ausgefüllten Formblattes der Inventur an den Infrastrukturbeauftragten | |
| Inputs: | Outputs: | |
| Unterschriebenes Formblatt der Inventur | ||
| Prozesskennzahlen und Bewertungen: | Vorgabedokumente, Aufzeichnungen, Hilfsmittel: | |
| - Formblatt der Inventur (Aufnahme aller materiellen Ressourcen in einer Räumlichkeit) - Inventarliste (Auflistung aktueller Inventarliste) - Ausstattungsliste (Auflistung der Ausstattung einzelner Räumlichkeiten/Kfz) - Zählliste (für Materialien in Lagern/Kfz) |
Erstellt: «digitale Unterschrift Ersteller»
Geprüft: «digitale Unterschrift Prüfer»
Freigegeben: «digitale Unterschrift Freigeber»
Prozessablauf
| Lfd.-Nr. | Beschreibung des Prozessschrittes | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 1 | Ankündigung der Inventarisierung an alle Mitarbeiter | Infrastrukturbeauftragter |
| 2 | 2 Wochen Zeit für alle Mitarbeiter ihr Eigentum anzumelden und ggf. vom VDE-Prüfung prüfen zu lassen | alle MA |
| 3 | Aufnahme und Zuordnung (Inventar, Ausstattung, Verbrauchsmaterial) aller Gegenstände einem Raum/Fahrzeug/Lager und digital in Formblatt der Inventur eintragen | 2 Mitarbeiter |
| 4 | währenddessen fehlende Inventarkennzeichnung nachholen, sofern der Eigentümer ermittelt werden kann (andernfalls siehe → 6) | 2 Mitarbeiter |
| 5 | Übergabe der ausgedruckten und unterschriebenen Formblätter der Inventur an den Infrastrukturbeauftragten | Infrastrukturbeauftragter |
| 6 | Bei Geräten, die keine Inventarkennzeichnung besitzen, muss der Eigentümer ermittelt werden und anschließend eine Inventarisierung erfolgen | Infrastrukturbeauftragter |
| 7 | Übersicht des Inventars aktualisieren und Vermögenswert von der Buchhaltung ermitteln lassen | Infrastrukturbeauftragter |