| Schritt | Tätigkeiten | Verantwortlich | Software | ElWIS-Status |
| 1 | Kundenanfrage/ -auftrag | CS | Zammad | Neu |
| 2 | Projekt anlegen, Wagennummer in LNW (zum Wiederfinden), Notiz über Inhalte der Beauftragung, weitere Dokumente, Zuordnung zum OM | CS | elWIS | |
| 3 | Betreff Ticket erhält Projektnummer | CS | Zammad | |
| 4 | Kundenanfrage/ -auftrag beantworten: „Wir prüfen Kapazitäten…“ | CS | Zammad | |
| 5 | Planung fragen über Machbarkeit bzw. Zeit der Instandsetzung | CS | elWIS/Gespräch | |
| 6 | Entscheidung über Machbarkeit und Zeitraum des Einsatzes (über alle Bereiche Kapazitäten voll + Peter sagt „nein, geht nicht“) | OM | Planungstafel/Zammad | |
| 7 | Kostenvoranschlag als Leistungsnachweis in elWIS erstellen | CS mit Doku | elWIS | KVA erstellen (CS) |
| 8 | Kostenvoranschlag prüfen | CS mit Doku | elWIS | |
| 9 | Kostenvoranschlag versenden | CS mit Doku | Zammad | KVA versenden (CS) |
| 10 | Bestätigung abwarten, ggf. nachfragen | CS | Zammad | Warten auf Freigabe (CS) |
| 11 | in Planungstabelle wird der Auftrag vorgemerkt | OM | Planungstafel | Wagen befunden (IH) |
| 12 | Festlegung der Personalressourcen und des/der durchführenden Teams | OM | Planungstafel | |
| 13 | Abstimmung der Infrastrukturnutzung | OM | Zammad/Telefon | |
| 14 | Erzeugen des Auftrages (enthält geplante Sollzeit) und ablegen der Auftragsdokumente in GLW (unter Berücksichtigung des ECM) | OM/Assistenz | Tagesbericht | Auftrag verplant (IH) |
| 15 | Versand/Übergabe des Auftrages an Monteure | OM | Zammad | |
| 16 | Anlegen des Einsatzes und Disponieren auf die Mitarbeiter (eintragen des Zeitraumes für den Einsatz) | OM | virtic | |
| 17 | Arbeiten ausführen nach Vorgabe Arbeitsauftrag/Buchungen in virtic | Monteur | Email, virtic | Fertigstellung mobil (IH) |
| 18 | Unterstützung der Monteure bei aufkommenden Problemen | OM | Telegram/Telefon | |
| 19 | Versand der Dokumentation über virtic/Telegram | Monteur/OM | virtic/Telegram | |
| 20 | Prüfung der Dokumentation über virtic/Telegram, Rücksprache mit Monteuren/OM → Meldung an Monteur Auftrag erledigt | OM | Telefon | Dokumentation erstellen (IH) |
| 21 | Ablage im Gruppenlaufwerk, Löschung der Fotos aus dem virtic | CS mit Doku | GLW, virtic | |
| 22 | Hinzufügen zusätzlicher Arbeiten der Monteure in den Tagesbericht | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 23 | Füllen der Protokolle nach Vorgaben des ECM | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 24 | Erzeugen der Dokumentation (Schadbilder, Protokolle, etc.) | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 25 | Erzeugen der XML-Dokumente | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 26 | Versand der Dokumentation an den Kunden | CS mit Doku | Zammad | Dokumentation versenden (CS/IH) |
| 27 | Versand der XML-Dokumente an elWIS | CS mit Doku | Zammad/Email | |
| 28 | Eintragen der geforderten Daten in Tagesübersicht oder Planungstafel des aktuellen Tages (Ist-Arbeitszeit + Summe LNW) | Assistenz | Googletabelle | |
| 29 | Überarbeitung der Leistungsnachweise in elWIS als Grundlage der Rechnungen | CS mit Doku | elWIS | |
| 30 | Versand der Materialbeistellung (Lieferadresse liefert OM) | CS mit Doku | Zammad | Muster H/HR versenden (IH) |
| 31 | Kommentar: Auf „grob planen“ / „Warten auf Teile“ / „Material bestellen“ stellen | CS mit Doku | elWIS | |
| 32 | Eintragen der Materialbeistellung in Tabelle der Beistellteile | Doku/Material | Googletabelle | |
| 33 | Erzeugung der Rechnung für Befund | CS | elWIS | Rechnung erstellen (KFM) |
| 34 | Versand der Rechnung für Instandsetzung | Buchhaltung | elWIS | Rechnung versenden (KFM) |
| 35 | Material im Web-Shop bestellen | Assistenz | Webshop | Material bestellen (IH) |
| 36 | Bestellbestätigung des Shops abwarten, ggf. nachfragen | Assistenz | Zammad | Material bestellt (IH) |
| 37 | Prüfung, ob Material angeliefert wurde | Monteure/OM | Zammad/Telegram/Telefon | |
| 38 | Bestellbestätigung des ECM abwarten, ggf. nachfragen | CS | Zammad | Warten auf Teile (IH) |
| 39 | Prüfung, ob Beistellung angeliefert wurde | Monteure/OM | Zammad/Telegram/Telefon | |
| 40 | in Planungstabelle wird der Auftrag vorgemerkt | OM | Planungstafel | Auftrag grob planen (IH) |
| 41 | Bestimmung des Materialbedarfs und Abstimmung des Liefertermins | OM | Zammad | |
| 42 | Festlegung der Personalressourcen und des/der durchführenden Teams | OM | Googletabelle | |
| 43 | Abstimmung der Infrastrukturnutzung | OM | Zammad | |
| 44 | Bestellung eines Kranes / Containers / Rangierung | Assistenz | Zammad | |
| 45 | Abstimmung der Materialbeistellung | OM/Assistenz | Zammad | |
| 46 | Erzeugen des Auftrages (enthält geplante Sollzeit) und ablegen der Auftragsdokumente in GLW (unter Berücksichtigung des ECM) | OM/Assistenz | Tagesbericht | Auftrag verplant (IH) |
| 47 | Versand/Übergabe des Auftrages an Monteure | OM | Zammad | |
| 48 | Anlegen des Einsatzes und Disponieren auf die Mitarbeiter (eintragen des Zeitraumes für den Einsatz) | OM | virtic | |
| 49 | Vortragen des Einsatzes in die Planungstabelle (geplante Arbeitszeit) | Assistenz | Googletabelle | |
| 50 | Arbeiten ausführen nach Vorgabe Arbeitsauftrag/Buchungen in virtic | Monteur/OM | Email, virtic | Fertigstellung mobil (IH) |
| 51 | Unterstützung der Monteure bei aufkommenden Problemen | OM | Telegram/Telefon | |
| 52 | Versand der Dokumentation über virtic/Telegram | Monteur/OM | virtic/Telegram | |
| 53 | Prüfung der Dokumentation über virtic/Telegram, Rücksprache mit Monteuren → Meldung an Monteur Auftrag erledigt | OM | Telefon | |
| 54 | Ablage im Gruppenlaufwerk, Löschung der Fotos aus dem virtic | CS mit Doku | GLW, virtic | |
| 55 | Hinzufügen zusätzlicher Arbeiten der Monteure in den Tagesbericht | CS mit Doku | Tagesbericht | Dokumentation erstellen (IH) |
| 56 | Füllen der Protokolle nach Vorgaben des ECM | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 57 | Erzeugen der Dokumentation (Protokolle, Betriebsfreigabe etc.) | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 58 | Erzeugen der XML-Dokumente | CS mit Doku | Tagesbericht | |
| 59 | Versand der Dokumentation an den Kunden | CS mit Doku | Zammad | Dokumentation versenden (CS/IH) |
| 60 | Versand der XML-Dokumente an elWIS | CS mit Doku | Zammad/Email | |
| 61 | Überarbeitung der Leistungsnachweise in elWIS als Grundlage der Rechnungen | CS mit Doku | elWIS | |
| 62 | Eintragen der geforderten Daten in Tagesübersicht des aktuellen Tages (Ist-Arbeitszeit + Summe LNW) | CS mit Doku | Googletabelle | |
| 63 | Erzeugung der Rechnung für Instandsetzung | CS | elWIS | Rechnung erstellen (KFM) |
| 64 | Versand der Rechnung für Instandsetzung | Buchhaltung | elWIS | Rechnung versenden (KFM) |
| 65 | Rücklieferung der Altteile organisieren | Doku/Material | Zammad/Googletabelle | - nicht vergeben - |
| 66 | Prüfung ob Projekt richtig abgeschlossen, ggf. Dienstleistungen/eingehende Rechnungen weiterverrechnen | CS mit Doku | alle | - nicht vergeben - |
| 67 | Projekt ist komplett, abschließen | Buchhaltung | elWIS | Beendet |